Poređenje alata
ePortal ili email: kada inbox više nije dovoljan?
Email je odličan za razmenu poruka. Problem nastaje kada jedna poruka postane posao koji prolazi kroz više ljudi, rokova, priloga i statusa.
Email je dovoljan kada
Proces je mali i jednostavan.
- jedna osoba prima i rešava većinu zahteva
- broj zahteva je mali
- nije potreban formalni status
- prilozi i istorija se lako pronalaze
ePortal postaje koristan kada
Poruka mora da dobije vlasnika.
- više ljudi deli isti inbox
- nije jasno ko je odgovoran
- klijent često traži status
- dokumenta i odluke moraju ostati uz slučaj
Glavna razlika
Email prenosi poruku. ePortal organizuje rad koji poruka pokreće.
Primalac
Poruka ima primaoca, ali ne nužno i jasnog vlasnika posla.
Odgovornost
Zahtev dobija osobu koja vodi sledeći korak.
Pretraga
Kontekst se pronalazi kroz niz poruka i prosleđivanja.
Istorija
Status, dokumenta i odgovori ostaju uz isti zahtev.
Praktičan test
Postavite ova četiri pitanja.
Ko vodi zahtev?
Ako odgovor zavisi od toga ko je poslednji odgovorio na email, odgovornost nije dovoljno jasna.
Gde je dokument?
Ako tim traži pravi prilog kroz više niti, slučaj nema jedinstven kontekst.
Šta klijent vidi?
Ako klijent mora da pošalje novu poruku da bi saznao status, proces nije transparentan.