Poređenje alata
ePortal ili Excel: kada evidencija treba da postane proces?
Excel je fleksibilan, poznat i brz za početak. Ali red u tabeli ne čuva automatski komunikaciju, priloge, prava pristupa i ono što klijent treba da vidi.
Excel je dovoljan kada
Potrebna vam je interna evidencija.
- mali broj stavki i korisnika
- jedna osoba održava tabelu
- nema klijentskog pristupa
- istorija promena nije presudna
ePortal postaje koristan kada
Evidencija mora da pokrene rad.
- zahtevi stižu direktno od klijenata
- više ljudi menja status i odgovornost
- dokumenti moraju ostati uz zahtev
- potrebna je razumljiva istorija slučaja
Red naspram zahteva
Red u tabeli opisuje podatak. Zahtev ima klijenta, vlasnika, status, komunikaciju, priloge i ishod.
Kolona naspram odgovornosti
Ime u ćeliji ne obaveštava osobu niti pokazuje šta je sledeći korak.
Fajl naspram istorije
Više kopija tabele otežava odgovor koja verzija i promena su važeće.
Signal za promenu
Ako tabela zahteva dodatnu tabelu, vreme je za procenu procesa.
Česti znaci su posebni tabovi po zaposlenom, ručno bojenje statusa, kopiranje email poruka u ćelije i folderi koji se ne mogu pouzdano povezati sa redom.