Praktični vodič
Kako organizovati dokumenta koja klijenti šalju emailom, porukama i linkovima?
Problem nije samo gde je fajl sačuvan. Tim mora da zna kom klijentu, zahtevu i periodu pripada, da li je potpun i koja verzija je važeća.
Dobar prijem dokumenata
Svaki dokument dobija poslovni kontekst.
Klijent i svrha
Ko šalje dokument i za koji zahtev ili obavezu.
Period i vrsta
Na koji mesec, projekat, lokaciju ili slučaj se odnosi.
Provera
Da li je dokument ispravan, čitljiv i kompletan.
Status dopune
Šta nedostaje, ko treba da dopuni i šta je prihvaćeno.
Izbegavajte
Folder bez procesa.
- fajlove bez jasnog naziva i svrhe
- više verzija bez potvrde koja važi
- dopune kroz nepovezane poruke
- ručno proveravanje svakog klijenta
Uvedite
Zahtev ili obavezu kao kontejner.
Dokumenti, pitanja, dopune i potvrda kompletnosti treba da ostanu uz isti poslovni slučaj. Tako folder čuva fajl, a proces čuva značenje.